プロジェクト

「読まれる社内報」として全面リニューアル
社員が多く登場する、ポップな誌面が完成

社内報は、社員に経営ビジョンや事業活動について発信し、情報を共有するための重要なツールです。しかし、「なかなか読んでもらえない」「伝えるべき情報が伝わっていない」と担当者の頭を悩ませる存在でもあります。必要なのは、社員の興味・関心を惹くための企画や表現の工夫。斬新な切り口で迫るコンテンツや、思わず目を奪われるようなデザインで「ついつい手にとって読みたくなる」ような冊子を制作することが肝心なのです。1940年創業のエース株式会社様は、市場分析から商品開発、生産、販売までを一手に引き受けるバッグとラゲージの老舗総合メーカー。それぞれの部署が専門の領域を担当しているがゆえに、取り組んでいる業務が分かりにくく、情報共有が十分になされていないという課題がありました。そこで今回は、社内報の制作を担当されている有馬様、上田様、大山様に、当社にご発注いただいた理由や「読まれる社内報」の制作のコツ、さらに社員の方からの反響を、当社デザイナーの森下・岡田が伺いました。


編集業務移管に伴い、制作会社を変更
デザインをリニューアルし、コスト削減にも成功


森下 大山さんは最近入社されて、社内報の担当をされてからまだ日が浅いと思いますが、この社内報を見てどう感じましたか?

大山 入社前は社内報の存在自体を知らなかったので、配布されていることにまず驚きました。写真がたくさんあってカラフルで、会社に対しての印象がグンと良くなりましたね。でも、以前は文字が多くて真面目なイメージの社内報だったんですよね?

有馬 以前は別の会社にお願いしていました。京都の印刷会社さんで、最終校正の際は京都に赴く必要があったんです。昔からの決まりなのか、それまでにも何度も校正しているにも関わらず、最終的には部屋に缶詰めになって誤字脱字をチェックしていました。京都まで行くにも出張費がかかりますし、集中できる環境は社内でも作れます。この状況をなんとか打開したいと思い、業者変更を検討し始めました。

岡田 当社のことはどうやって知ったのですか?

有馬 DMです。マネージャーが「社内報をリニューアルする時がいつか来るかもしれない」ということで、届いたDMを保存していたので、その中から気になった会社をWebで検索しました。そのうちの数社にお会いし、提案していただいた中で最終的に決定したのがアドバンドさんだったわけです。

森下 エースさんとはもう5年のお付き合いですね。私が初めて訪問した時のことを覚えていますか?

有馬 はい。初めてお話を聞いたときに思ったのが、なんて効率の良い会社なんだろうということ。営業が入らず、伝えたことをそのまま形にしてくれるのがとても効率的ですよね。どんな仕事でも、フィルターを1枚通すことで全く違うものになるのが嫌だったので、アドバンドさんのスタイルに感動しました。

森下 ありがとうございます。初めて訪問した際にそれまでの社内報を見せていただいたのですが、デザインが堅く、フォーマットに当てはめているような印象を受けました。しかし、本業は流行を生み出す最先端の製品を提案しているのがエースさんです。フリーペーパーのような企画を出したりカラフルにしたりと、もっと楽しい社内報にできるはず!と考え、リニューアルをご提案するのが楽しみでしたね。また、私は当初、エースさんの事業や歴史についてほとんど知りませんでした。そこで、ご面会の後に「世界のカバン博物館」も見学させていただき、ぜひこれも社内報に取り入れようと、裏表紙に収蔵品を紹介するページを盛り込みました。

岡田 発注先を変えることに対して、社内で反対意見はありましたか?

有馬 けっこうありましたね。もともと会社同士で取引のあるところで、おそらく創刊時からずっと変えていなかったのだろうと思います。ただ、ちょうど本社を大阪から原宿に移転させるタイミングだったことが幸いしました。また、発注先を変えたことでコストもかなり抑えられました。例えば前は、ファイルで保存するために穴を開けた状態で納品していただいていました。しかし森下さんから「穴を開けるにも1つの工程を経るからコストがかかるんです」と教えていただき、リニューアル後はやめたんです。

森下 必要なら自分で穴を開けることができます。コスト削減になればと思い、ご提案したことがお役に立って嬉しく思います。



最初につくるラフデザインのおかげで、
制作に必要な素材や写真が一目瞭然に


岡田 エースさんの場合、こちらから提案した企画案やデザインを受け入れてくださるので、作っていてとても楽しくやりがいがあります。

森下 例えば、「デザイナーのこだわり」の企画。商品にスポットを当てたコンテンツがなかったので、社員の方が楽しく読みながら製品のことを学べる企画があったらいいなと思い、提案しました。とても喜んでくださり、採用してくださいましたね。

上田 今は事情により連載を終了しましたが、とても良い企画だと思いました。アドバンドさんからいただく提案はどれも素敵で説得力があり、むしろ絞り込むのが難しいくらいです。何か相談するとたくさんアイデアをいただけるので、嬉しいですね。

有馬 また、毎号の制作が始まる際には大まかなデザインのラフを作ってくださるので助かっています。そのラフがあることで、どんな写真を撮ればいいのか、どのくらいの文字数で社員に原稿を依頼すればいいのかなどが明確に分かるので、素材集めがとても楽になりました。何もない状態だと、とにかく集めておこうと必死になり、余計な写真も増えがち。時間もかかってしまいますから。

岡田 社員の方に原稿を依頼する際にも、ラフは見せているんですか?

上田 そうですね。依頼をすると「写真は小さく載せてほしい」と言う方は意外と多いんです。その人たちに「このくらいの大きさになります」と伝えられれば、「これならいいかな」と協力してくれる可能性も上がります。

岡田 エースさんは原稿の回収率が高いと思っているのですが、何か工夫はされていますか?

上田 依頼した人と社内ですれ違った時に声をかけています。締め切り前から何度も念押しをして、最低3回はアプローチするんです。

有馬 写真も撮りに行っているよね?

上田 「写真がないから」と断られそうになることもあるので、「それなら撮りに行くので出してください!」とお願いしています。私はもともと、写真を撮るのが趣味。皆さんも意外と協力的で、自分からポーズをとってくださる人もいるんですよ。写真の画質がよくないと全体の見栄えのレベルも下がってしまうので、こだわって撮影するようにしていますね。

森下 上田さんの努力の賜物だったんですね! いつもラフに合った写真を送ってくださるのでとても有難いです。

大山 ちなみに、ラフを制作するときはどんなことを意識されているんですか?

森下 特集の中には、例えば新入社員紹介や展示会報告など、毎年必ず取り上げるテーマがあります。その時に前年と同じ見せ方にならないよう、切り口を変えてデザインすることを気を付けていますね。展示会特集では、それまではイベント中の写真を掲載するだけだったのですが、ある時に「フロアマップをメインに載せたらどうですか」と提案したこともありました。マンネリ化しないような工夫は、常に考えています。



「結婚報告を載せたら、多くの人が祝福してくれた」
長年続けたことで、見えてきた社内報の効果


森下 社内報に対する社内での評判はいかがですか?

上田 社員の登場回数が増えたので、仕事上のやり取りでは分からない一面を見られたり、人がたくさん出ていて面白い、といった感想はよく聞きます。あと、私が結婚した時に社内報の1コーナーに掲載されたのですが、それを見た他の拠点の人から「おめでとう!」とメールが送られてきたことがあって。さらに私あてに内線が来た時も「結婚したんだね!」と話題にしてもらえたり、社内ですれ違った時に普段はあまり喋らない人から声をかけられたこともありましたね。「みんな見ているんだ!」ってびっくりしました。

森下 社内報の目的の1つに、「社内コミュニケーションのきっかけを作る」というものがあります。上田さんの体験はまさにその目的に合致していて、効果があったと思うととても嬉しいです!

有馬 今までは社内報って、読まれていなくて当たり前という感覚でした。でも少しずつ変わってきて、例えば各部署を紹介する企画の「エースを学べ!」はどんどん内容が充実してきています。最初のうちは「エースを学べ!の取材なんですけど」って言っても通じませんでしたが、最近はみなさん協力してくださるんです。

上田 永年勤続被表彰者の紹介で、きっと出てくれないだろうと思っていた人に念のため確認してみたら「後で出すね」と言ってくださったこともありました。「良かったら写真も撮りますよ」と伝えると、「じゃあ小道具を作ってくる」と、永年勤続20周年の“20”をボードにして持ってくれたんです。その時は、とても感動しましたね。

岡田 写真がお嫌いな方なんですか?

有馬 こういった企画には今まで一切出ていなかった人ですね。以前、私が10周年で同じ企画に出たときには、カレンダーで“10”が大きく書かれたページを持ちました。それを見て真似してくださったんです。

森下 毎年特集しているからこそのエピソードですね! エースさんとは長くお取引させていただいていますが、その理由はなんですか?

有馬 たくさんありますが、嫌になる要素がないから、と言うと早いかもしれませんね。長くお付き合いしているとどうしても馴れ合ってしまって、いろいろなことが曖昧になる場合も多いと思います。しかしアドバンドさんはそんなことはなく、いつも求めているクオリティ以上のものを提供してくれています。

上田 また、細かい部分まで対応が行き届いているのも有難いです。文章で誤字脱字があったら、修正の際に合わせて直してくださったり。私たちが気付いていないところもしっかり見てチェックしてくださっていますよね。

森下 ありがとうございます! 社内のルールで、お客様だけの校正に頼らず自分たちでも確認する習慣があるんです。制作したら一度目を通し、他に変えるべき箇所はないかチェックしたうえで、変更するかどうかのご提案も行うよう心がけています。

岡田 大山さんは今後社内報に関わっていくことになると思いますが、やってみたい企画はありますか?

大山 現状、社長が社内報で登場するのは年頭所感以外ではほとんどなく、もったいないと感じています。普段の仕事でもあまり関わりがないので、まるで雲の上の存在です。例えば、普段どのような生活をしているのか紹介すれば、社内報が社長とのコミュニケーションツールにもなるのかなと思います。「意外と普通の人なんだ」とか「かわいいところもあるんだな」ということが伝わるような企画を掲載したいですね。

森下 確かに、そういった特集もあれば面白そうですね! レギュラーコーナーの企画は提案していましたが、特集は毎年同じような内容が続いています。そろそろ新しい特集案を考えたいですね。また、社内報以外でもインナーブランディングに繋がるようなツールをご提案したいと思っています。

岡田 ぼくは2018年から制作に携わるようになったのでまだ日が浅いですが、これまで担当されてきた有馬さんや上田さん、大山さんと森下が積み上げてきたものがあると思うので、それを大切にしていきたいです。また、社員の方に原稿依頼をしたときに相手が協力したくなるラフ作りを始め、さまざまなサポートができればいいなと思っています。お互いに高め合いながら、これからも制作を進めていけたら嬉しいです。これからも、末永くよろしくお願いいたします。



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