「たくさんの時間と労力を費やしている割に、社内からの反響が少ない……」
「ちゃんと読まれているのか、社員のために役立っているのかわからない……」
「果たして、このまま発行をつづけることに意味があるのか……」

長きにわたり社内報を発行してきた会社ほど、担当者が「企画のマンネリ」に悩んでいることが多く、その不安や焦りが、ますます担当者にとって意欲の低下を招いているようです。

こういった会社では、社内報を発行することがルーチンになってしまっていて、発行目的が不明瞭に。
そのため、編集方針やコンセプトがあいまいで、企画の切り口もその場しのぎのものになりがちです。
かつては、あらゆる情報を一冊に盛り込む社内報が主流でした。ところが、インターネットを中心に、紙媒体以外にも情報を得る手段が倍増した昨今、ありきたりな社内報は読まれにくくなっています。

そもそも、社内報を発行する目的、コンテンツにはどんなものがあるのでしょうか？
一般的には主に、4つの目的と、これを具体化する4つのコンテンツが挙げられます。
ただし、これらをすべて網羅する必要はなく、自社における優先順位の高い組織課題に応じて、不要なものを思い切ってそぎ落とし、絞り込むほうが読者の関心を引き寄せることができます。

情報量が実質無限で、過去の記事などアーカイブを保存できて検索しやすい「イントラネット」は、幅広いコンテンツを、まんべんなく網羅的に掲載するのに適しています。
一方、誌面やページ数に限りがあり、毎号一冊で完結する「紙の社内報」は、一貫した目的に対して各号で企画の切り口を変えることで、メッセージ性の高いメディアとなります。

メディアを活用する非同期型コミュニケーションには、大きく分けて2つの種類があり、アナログでは「紙の社内報」、デジタルでは「Web社内報（イントラネット）」が代表的です。

「社内報を改訂したいのですが、紙とWebとどちらがいいでしょうか？」

そんな質問をいただくことが多いのですが、この質問に正解はありません。 両者にはそれぞれメリットとデメリットがあるため、「紙とWebの併用」が望ましいといえます。
その理由として、メディアにはそれぞれに特性、つまり長所と短所があるからです。

Web社内報の利点は、掲載できる情報量に限界がなく、アップデート後の加筆や訂正も自由。
また、緊急で知らせたい情報は、随時、スピーディーに更新することができます。
一方、デメリットとして、ユーザーが積極的に訪問し、情報を取得しに行かなければなりません。

紙の社内報は、1号当たりの情報量が限られていて、過去の記事をその場で読むこともできません。
しかし、最大の利点は、実体があるため読者が情報に「価値」を感じやすいこと。
また、企業が社員に対して、能動的かつ直接働きかけることができるという利点もあります。

メディアの特性を理解しながら、それぞれの場で、どのような情報を、どんなタイミングで発信すべきか。
社内報で組織強化を図るうえで、メディアの検討はとても重要です。

社内報は定期刊行誌のため、担当者は毎号の打ち合わせで、企画のネタに頭を悩ますことが多いはず。
加えて、毎月・隔月など短いスパンで発行する場合、完成して一息つく暇もなく次号の準備となり、これでは、いい企画は生まれにくいと思います。そこで、おすすめするのが「年間企画会議」です。

年初や期初に、一年間の出来事を想定しておくことで、各号のテーマについて考える時間を確保でき、スケジュールどおりの進行管理が可能になり、担当者の業務も効率化できます。
もちろん、緊急に持ち上がったテーマを優先しなければならないときもありますが、その時はその時。
年間企画にとらわれ過ぎず、臨機応変に調整・変更すれば問題はありません。

私たちアドバンドでは、一年間のフィードバックと次年度の企画アイデアを持ち寄る場を設定し、ディスカッションして率直な意見交換をしながら、社内報の品質向上を支援しています。